Nieuws & Tips

HomeAdvieswijzer voor het MKBWerkkostenregeling: Wacht niet tot het laatste moment!

Werkkostenregeling: Wacht niet tot het laatste moment!

  • Gepubliceerd op
  1. Inleiding
  2. Redenen waarom werkgevers nog niets gedaan hebben
  3. Mogelijke gevolgen van uitstellen
  4. Concernregeling

1. Inleiding

Eind vorig jaar hebben wij u uitgebreid bericht middels onze Special Werkkostenregeling.
Inmiddels is de werkkosten-regeling (WKR) met ingang van dit jaar voor alle werkgevers in Nederland een feit. Vanaf dat moment moet iedere werkgever zijn administratie aanpassen aan de WKR. In de praktijk zien wij dat veel werkgevers nog niets gedaan hebben.

Ander systeem

Met de WKR is het oude systeem van vergoedingen en verstrekkingen vervangen. Is daarmee ook alles anders geworden?
Nee, de grootste verandering zit hem in het systeem van fiscaal verwerken.

Vooraf aanwijzen

Een van de grootste wijzigingen is dat werkgevers in principe vooraf moeten aangeven op welke wijze de vergoeding of verstrekking wordt behandeld. Achteraf aanwijzen kan niet. Herstel kan alleen door het inzenden van correctieberichten. Dat betekent extra handelingen en extra aandacht van de belastingdienst.

2. Redenen waarom werkgevers nog niets gedaan hebben

Wij komen verschillende redenen tegen in de praktijk. De belangrijkste redenen:

  • Er hoeft pas bij de aangifte januari definitief afgerekend te worden
  • Werkgevers menen naast het kerstpakket geen andere vergoedingen en verstrekkingen te hebben
  • Druk met andere (belangrijkere) zaken
  • Onduidelijkheid over de regeling

3. Mogelijke gevolgen van uitstellen

Uitstel lijkt verleidelijk, maar is uiteindelijk geen oplossing. De administratie moet hoe dan ook worden aangepast aan de WKR. Achteraf aanpassen en corrigeren kost altijd meer tijd en geld dan tijdig voorsorteren. De volgende praktijkvoorbeelden tonen dat aan:

Voorbeeld bedrijf

Uitgangspunt is het bedrijf “IT je mee”. Het bedrijf heeft een loonsom van € 500.000 en totaal 15 medewerkers. De vrije ruimte bedraagt 1,2% van € 500.000 = € 6.000.
Het meerdere is belast tegen 80% eindheffing te betalen door de werkgever.

Vrijdag lunch op kantoor
Binnen “IT je mee” is er een traditie dat er op vrijdag lekkere broodjes en/of snacks besteld worden. Op vrijdag werken er gemiddeld 10 mensen. Onder de WKR is een maaltijd op de werkplek belast tegen € 3,20 per werknemer. In 2015 zullen 45 weken broodjes en snacks besteld worden.
De totale looncomponent bedraagt 45 x 10 x € 3,20 = € 1.440.
“IT je mee” heeft nog geen standpunt ingenomen over deze verstrekking.

Onder de WKR is uitgangspunt dat posten waarvoor niet anders is bepaald worden toegewezen aan de vrije ruimte. “IT je mee” heeft nog geen beslissing heeft genomen, dus gaat de looncomponent af van de vrije ruimte. Er resteert derhalve nog € 4.560 aan vrije ruimte.

Let op:
De gemiddelde kosten van een verstrekte lunch zullen vaak lager uitvallen dan € 3,20. Toch wordt u aangeslagen voor € 3,20 per verstrekte maaltijd. De maaltijdvergoeding is namelijk vast bedrag ongeacht de werkelijke kosten. Op deze manier loopt uw vrije ruimte ongemerkt snel vol!

Naast de vrijdag lunch kent “IT je mee” nog meer vergoedingen en verstrekkingen.

Golfclinic
In mei heeft “IT je mee” een golfclinic voor de medewerkers en partners georganiseerd. De golfclinic kost totaal € 1.500. Deze activiteit is niet overwegend zakelijk, dus het volledige bedrag is belast.
“IT je mee” heeft geen standpunt ingenomen over de wijze van verlonen van deze looncomponent.

Ook voor deze looncomponent geldt dat deze van de vrije ruimte afgaat. Er resteert derhalve nu nog € 4.560 -/- € 1.500 = € 3.060 aan vrije ruimte.

Fietsregeling
“IT je mee” heeft nog een fietsregeling waarvan in 2015 4 medewerkers gebruik hebben gemaakt. “IT je mee” koopt de fietsen voor € 750 per stuk. De genoten waarde voor de medewerkers is € 750.
“IT je mee” heeft geen standpunt ingenomen over de wijze van verlonen van deze looncomponent.

Ook voor deze looncomponent geldt dat deze van de vrije ruimte afgaat. Er resteert derhalve nu nog € 3.060 -/- € 3.000 = € 60 aan vrije ruimte.

Het einde van het jaar nadert weer. Een tijd waarin werkgevers allerlei vergoedingen en verstrekkingen geven. Denk bijvoorbeeld aan het kerstpakket en kerstborrel. Is de vrije ruimte reeds benut, dan is het meerdere belast tegen de eindheffing van 80%.

Kerstpakket
“IT je mee” geeft haar personeel ieder jaar met kerst een kerstpakket. Dit jaar zijn er kerstpakketten besteld van € 75 per stuk. De totale kosten bedragen € 1.125. Door eerdere vergoedingen en verstrekkingen heeft “IT je mee” nog maar € 60 vrije ruimte beschikbaar. Van de totale kosten wordt € 1.065 belast tegen 80% (is € 820).

Uitzendkrachten

Maakt u gebruik van uitzendkrachten en geeft u hen ook een kerstpakket, dan kunt u een beroep doen op de eindheffingsregeling voor niet-werknemers.

4. Concernregeling

Vaak is de dga geen werknemer van de werkmaatschappij, maar van zijn eigen holding. Vergoedingen en verstrekkingen die de dga via de werkmaatschappij ontvangt dienen in de holding verwerkt te worden. Door toepassing van de concernregeling kan de vrije ruimte van de holding meetellen. Iedere B.V. moet bij gebruikmaking van de concernregeling wel zijn eigen vergoedingen en verstrekkingen bijhouden.

WKR scan

Niets doen en afwachten tot aangifte januari kan vervelende verrassingen opleveren, bijvoorbeeld door het onbedoeld vollopen van de vrije ruimte. Plan daarom zo spoedig mogelijk een adviesgesprek met ons in om alle vergoedingen en verstrekkingen op een rij te zetten. Wij kunnen dan voor u een overzicht maken van de nog resterende vrije ruimte en inventariseren welke vergoedingen en verstrekkingen nog zullen plaatsvinden. Met de verzamelde informatie kunnen wij u vervolgens inzichtelijk maken of bijsturing nodig is.

Wij bieden de WKR scan aan tegen een vast tarief gebaseerd op het aantal medewerkers.

Nog geen cliënt?
Bent u (nog) geen cliënt, maar wel benieuwd of de WKR bij u goed geregeld is? Geen probleem, wij helpen u graag zonder verdere verplichtingen! Neem dan contact met ons op.

Bij de samenstelling van de teksten is naar uiterste betrouwbaarheid en zorgvuldigheid gestreefd. Onze organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele onjuistheden en de gevolgen hiervan.