Nieuws & Tips

HomeNieuwsbrieven voor het MKBSpecial: Werkkostenregeling

Special: Werkkostenregeling

  • Gepubliceerd op
Per 1 januari 2011 is de zogenoemde werkkostenregeling ingevoerd. Deze regeling vervangt het oude systeem van onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Tot en met 2014 bestaan de werkkostenregeling en het oude systeem naast elkaar. De werkgever kon hierdoor kiezen in welk jaar de overgang naar de werkkostenregeling werd gemaakt.

  1. Vrije ruimte
  2. Verplicht individueel loon
  3. Gerichte vrijstellingen
  4. Noodzakelijkheidscriterium
  5. Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon of geen belast loon vormen
  6. Verstrekkingen die op nihil worden gewaardeerd
  7. Vaste onkostenvergoedingen
  8. Waardering verstrekkingen
  9. Gebruikelijkheidstoets
  10. Administratieve verplichtingen
  11. Concernregeling
  12. Stappenplan introductie Werkkostenregeling

Inleiding

Vanaf 1 januari 2015 wordt de werkkosten-regeling voor alle werkgevers in Nederland verplicht. Kort gezegd betekent het dat u 1,2% van de loonsom van uw bedrijf onbelast aan vergoedingen en verstrekkingen mag geven (de vrije ruimte). U mag dit totale bedrag in principe zelf onder de werknemers verdelen. Het meerdere is belast met 80% eindheffing. Deze 80% komt bovenop het bedrag van de vergoeding of verstrekking en moet u als werkgever betalen.

Cijfervoorbeeld:
Bij een loonsom van € 200.000 bedraagt de vrije ruimte € 2.400. Kort gezegd: u kunt € 2.400 onbelast aan vergoedingen en verstrekkingen geven. Het meerdere wordt belast met 80% eindheffing. Let op: deze heffing komt bovenop de vergoeding of verstrekking en moet u als werkgever betalen.

naar boven

1. Vrije ruimte

Het is van belang om vast te stellen welke kostensoorten door u worden toegewezen aan de vrije ruimte. Deze aangewezen vergoedingen en verstrekkingen zijn voor de werknemer onbelast loon. U dient vooraf de vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen (kenbaar te maken) die als onderdeel van de vrije ruimte gaan gelden. Deze keuze dient uiterlijk gemaakt te worden op het moment van betalen van de vergoeding of verstrekken van het loon in natura. Als en voor zover er geen aanwijzing vooraf plaatsvindt, zijn vergoedingen en verstrekkingen individueel te belasten loon. Het is niet mogelijk vergoedingen en verstrekkingen met terugwerkende kracht onder te brengen in de vrije ruimte. De vrije ruimte geldt per kalenderjaar. Een eventueel restant kan niet worden meegenomen naar een volgend kalenderjaar.

Let op:
Voor alle vergoedingen en verstrekkingen geldt nog wel de gebruikelijkheidstoets. De WKR kan dus niet worden gebruikt om meer kosten te vergoeden dan het bedrag waarop werknemers in redelijkheid en naar aard van hun werkzaamheden recht zouden hebben.

  • loon uit vroegere dienstbetrekking mag voor het berekenen van de vrije ruimte worden meegenomen als dit loon minder dan 10% uitmaakt van de totale fiscale loonsom.
  • met betrekking tot post actieve werknemers moeten twee verstrekkingen verplicht in de vrije ruimte worden ondergebracht, te weten:
    • producten uit eigen bedrijf,
    • verstrekkingen die ook aan eigen werknemers worden gegeven (bijvoorbeeld een kerstpakket).

naar boven

2. Verplicht individueel loon

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen kunnen niet als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen en vormen verplicht individueel loon. Het betreft vergoedingen en verstrekkingen ter zake of in de vorm van (o.a.):

  • privégebruik van een ter beschikking gestelde auto
  • het genot van een (dienst)woning
  • geldboeten (binnenlandse en vanaf 2015 ook buitenlandse)

naar boven

3. Gerichte vrijstellingen

Niet over alle vergoedingen en verstrekkingen is belasting verschuldigd. Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn gericht vrijgesteld. Om gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen moeten de vergoedingen en verstrekkingen eerst als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen. Dit aanwijzen kan bijvoorbeeld door de vergoeding of verstrekking in de administratie op te nemen als eindheffingsloon. Het aanwijzen kan per individuele werknemer en/of op collectief niveau voor alle werknemers tegelijkertijd. Voordat de eindheffing berekend wordt, worden van het aangewezen eindheffingsloon eerst de gerichte vrijstellingen en de vrije ruimte afgetrokken.

De gericht vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen zijn:

  • reiskosten (incl. woon-werkverkeer),
  • verblijfskosten,
  • cursussen, congressen, seminars, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk. Hieronder valt ook de inschrijving in een beroepsregister en outplacement,
  • studiekosten met het oog op het verwerven van inkomen,
  • extraterritoriale kosten (30%-regeling),
  • verhuiskosten,
  • branche-eigen producten,
  • een aantal werkplek gerelateerde voorzieningen.

Werkplek gerelateerde fitness
Ook werkplek gerelateerde fitness is gericht vrijgesteld ongeacht of deze op de werkplek zelf plaatsvindt of elders. Bij werkplek gerelateerde fitness moet bijvoorbeeld gedacht worden aan fitness voor het onderhouden van fitheid die vereist is voor de uitoefening van werkzaamheden zelf. Meer algemeen, als de werkgever risico’s ziet voor de gezondheid van zijn werknemers die hij met een gericht fitnessprogramma in zijn arbobeleidsplan wil wegnemen, dan is dat gericht.

Voor fitness op de werkplek (voor zover deze niet-werkplek gerelateerd is) geldt een nihilwaardering.
Fitness buiten de werkplek is belast voor zover het niet-werkplek gerelateerde fitness betreft. Voor deze fitness kan gebruik worden gemaakt van de vrije ruimte.

naar boven

4. Noodzakelijkheidscriterium

Vanaf 2015 komt er een nieuwe gerichte vrijstelling die gebaseerd is op het noodzakelijkheids-criterium. Het noodzakelijkheidscriterium kent als uitgangspunt dat hetgeen u in het kader van de bedrijfsvoering aan voorzieningen redelijkerwijs noodzakelijk acht, aan de werknemer kan worden vergoed of verstrekt zonder fiscaal rekening te houden met een eventueel privévoordeel van de werknemer. Een vergoeding of verstrekking voldoet dus aan het noodzakelijkheidscriterium als deze in redelijkheid noodzakelijk is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Als voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium hoeft ook geen privévoordeel in aanmerking worden genomen.

Gereedschappen, computer, mobiele communicatiemiddelen
In het Belastingplan 2015 is gekozen voor een beperkte introductie van het noodzakelijkheids-criterium. Het noodzakelijkheidscriterium gaat gelden voor:

  • Gereedschappen,
  • computer, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.

Bij gereedschap moet gedacht worden aan voorwerpen die voor het verrichten van een werkzaamheid nodig zijn. Een gereedschap wordt gebruikt om iets te maken, te meten of te controleren en kan naar zijn aard meerdere keren worden gebruikt.

Het gaat hierbij niet alleen om het vergoeden of verstrekken van de gereedschappen of ICT-middelen maar ook om de vergoedingen en verstrekkingen die daarmee direct verband houden. Denk daarbij aan bijvoorbeeld het datatransport zoals een dongel of een abonnement via een 4G-kaartje en de benodigde programmatuur en dergelijke die in het kader van de dienstbetrekking wordt gebruikt.

Software die niet noodzakelijk is voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking valt niet onder het noodzakelijkheidscriterium maar dient of als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte te worden aangewezen of individueel belast te worden bij de werknemer.

Ook is het denkbaar om – mits voldaan aan de voorwaarden van het noodzakelijkheidscriterium – de verstrekking van alleen een datatransportkaartje onder het noodzakelijkheidscriterium te laten vervallen.

Onder het noodzakelijkheidscriterium is het ook mogelijk om het internetgebruik dat thuis plaatsvindt onbelast te vergoeden mits voldaan wordt aan de hiervoor geldende voorwaarden. Een dergelijke verstrekking zal naar de feiten en omstandigheden moeten worden beoordeeld. Overeind blijft dat alleen de kosten onbelast kunnen worden vergoed voor zover de voorziening daadwerkelijk noodzakelijk is.

Redelijkheidstoets
Met het noodzakelijkheidscriterium wordt voor de genoemde groep voorzieningen een open norm geïntroduceerd die flexibel, techniekneutraal en toekomstbestendig is. Er komen geen lijstjes met hulpmiddelen die wel of niet voldoen. Er zal steeds naar de omstandigheden van het geval beoordeeld moeten worden of aan het noodzakelijkheidscriterium is voldaan.

Om het noodzakelijkheidscriterium te kunnen toepassen zult u als werkgever daarom per werknemer of per groep werknemers die vergelijkbare werkzaamheden verrichten, moeten verantwoorden waarom een bepaalde voorziening voor die groep werknemers noodzakelijk is. Hierbij geldt een redelijkheidstoets: een redelijk handelende werkgever moet de voorziening voor die bepaalde groep werknemers noodzakelijk kunnen achten.

Uitsluitingen noodzakelijkheidscriterium
Er is nog een voorwaarde aan het noodzakelijkheidscriterium verbonden. Het noodzakelijkheids-criterium kan alleen worden toegepast als de werknemer verplicht is tot teruggaaf van de voorziening of tot vergoeding van de restwaarde indien de voorziening naar het oordeel van de werkgever niet langer noodzakelijk is voor de vervulling van de dienstbetrekking. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het einde van de dienstbetrekking of bij een functiewisseling of als de werkgever overstapt op andere voorzieningen of programmatuur en de werknemer de eerder verstrekte of vergoede voorziening behoudt.

Daarnaast zijn voorzieningen die met toepassing van een cafetariaregeling worden vergoed of verstrekt expliciet uitgesloten van het noodzakelijkheidscriterium. Dit geldt niet alleen voor inwisseling van brutoloon maar ook voor de inwisseling van bijvoorbeeld vakantiedagen. Daarnaast vallen onder deze uitsluiting ook voorzieningen die in het kader van een cao zijn bedongen ten laste van de loonruimte. Maar ook zogenaamde budgetten van waaruit een werknemer naar eigen inzicht voorzieningen kan bekostigen, worden door dit artikel uitgesloten van het noodzakelijkheidscriterium.

Bewijslastverdeling
De bewijslastverdeling dat een voorziening noodzakelijk is ligt bij de werkgever. De werkgever moet aannemelijk maken dat de voorziening voor een bepaalde groep noodzakelijk is, onder meer aan de hand van de hiervoor beschreven indicatoren. Het is vervolgens aan de inspecteur om aannemelijk te maken dat de voorziening redelijkerwijs niet als noodzakelijk voor de uitoefening van de dienstbetrekking kan worden beschouwd.

Dit is anders als de werknemer tevens bestuurder of commissaris is van het lichaam waarvoor hij werkzaamheden verricht. In dat geval is het noodzakelijkheidscriterium niet van toepassing, tenzij de werkgever aannemelijk maakt dat de voorziening een voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking van de desbetreffende werknemer gebruikelijke voorziening is. Dit betreft een verzwaring van de bewijslast voor bestuurders en commissarissen waarbij de nadruk ligt op de gebruikelijkheid van de voorziening.

naar boven

5. Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon of geen belast loon vormen

Niet al hetgeen de werknemer van de werkgever krijgt, vormt loon. Geen loon is in ieder geval:

Vergoedingen en verstrekkingen die op grond van een andere relatie opkomen
Te denken valt hierbij aan een rouwkrans of een fruitmand voor een zieke werknemer. Het beslissende criterium is of er een verband is tussen het loon en de dienstbetrekking.

Kleine geschenken zijn in ieder geval geen loon als voldaan is aan de volgende drie cumulatieve
voorwaarden:

  1. de werkgever geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo’n attentie geven,
  2. de attentie betreft geen geld of een waardebon,
  3. de factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal € 25.

Intermediaire kosten

Dit zijn kosten die de werknemer als tussenpersoon voor de werkgever voorschiet en op
declaratiebasis vergoed krijgt. Van intermediaire kosten is sprake bij:

  • de aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren,
  • kosten die gemaakt worden voor zaken die behoren tot het vermogen van de werkgever (en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld),
  • kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en dus niet specifiek met het functioneren van de werknemer).

Voorbeelden hiervan zijn:

  • de werknemer die zaken koopt voor het bedrijf en de kosten daarvoor voorschiet en later terugontvangt,
  • de kosten van het diner van de zakenrelatie waarmee een werknemer gaat eten (let op! De kosten van het zakendiner voor de werknemer zelf vallen hier niet onder. Dit is een gerichte vrijstelling),
  • de kosten die samenhangen met de auto van de zaak (benzinekosten, parkeerkosten, tolwegen, waskosten etc.).

Vrijgesteld loon

Vrijgesteld loon is niet belast en raakt de WKR dan ook niet. Het betreft:

Vrijgestelde aanspraken ingevolge/op:

  • pensioen-, prepensioen- en VUT-regelingen,
  • verlof,
  • ZW, WAZO, WW, WAO/WIA en overeenkomstige aanspraken,
  • uitkeringen wegens overlijden of invaliditeit ten gevolgen van een ongeval.

Vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen:

  • vergoedingen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken,
  • eenmalige uitkeringen en verstrekkingen bij overlijden,
  • uitkeringen uit fondsen,
  • diensttijduitkeringen,
  • vergoedingen voor arbeid in de onderneming van de partner die lager zijn dan € 5.000.

Verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van minimaal de (factuur)waarde betaalt
Als een werknemer een eigen bijdrage van minimaal de (factuur)waarde betaalt voor een verstrekking is er geen sprake van belast loon.

naar boven

6. Verstrekkingen die op nihil worden gewaardeerd

Sommige verstrekkingen worden op nihil gewaardeerd. Deze verstrekkingen gebruiken niet de vrije ruimte van 1,2% (2015) omdat de waarde nihil is. Om die reden onderscheiden wij ook deze categorie. Het gaat om voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt of verbruikt met de volgende kenmerken:

  • voorzieningen waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken of verbruiken, te denken valt aan de inrichting van de werkplek,
  • werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, werkkleding die voorzien is van één of meer logo’s met een oppervlakte van samen minimaal 70 cm2 of werkkleding die op het werk achterblijft,
  • consumpties tijdens werktijd, die geen deel uitmaken van de maaltijd,
  • huisvesting en inwoning met inbegrip van het genot van energie, water en bewassing, ter vervulling van de dienstbetrekking, indien de werknemer niet op de werkplek woont en zich redelijkerwijs niet aan deze voorziening kan onttrekken.

Als de kleding die op de werkplek achterblijft, thuis door de werknemer wordt gewassen is er sprake van belast loon (of aanwijzing als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte) en geldt de nihil-waardering niet. Bij een dergelijke werkplek gebonden voorziening past het dat de werkgever zorgt voor reiniging en eventueel herstel.

Daarnaast zijn de volgende zaken op nihil gewaardeerd:

  • de in het kader van de dienstbetrekking ter beschikking gestelde openbaarvervoerkaart en voordeelurenkaart indien aannemelijk is dat deze mede zakelijk gebruikt wordt,
  • de waarde van het rentevoordeel van een door de inhoudingsplichtige of met hem verbonden vennootschap aan de werknemer verstrekte lening voor de eigen woning, een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter.

Een werkplek is elke plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt gebruikt en waarvoor de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk is. Deze zorgplicht kan blijken uit een arboplan of uit een risico-inventarisatie op grond van de Arbeidsomstandighedenwet. Onder werkplek wordt niet verstaan de werkplek thuis. Dit is slechts anders indien er sprake is van een ruimte met bijvoorbeeld een eigen opgang en sanitair (de ruimte moet een zelfstandige deel van de woning zijn), waarin de werknemer werkt en waarvoor een zakelijke huurovereenkomst tussen werknemer en werkgever is afgesloten, waardoor alleen de werkgever over de ruimte beschikt.

Een aantal voorzieningen die thans nog in artikel 3.7 van de Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2011 is opgenomen zal, als gevolg van de introductie van het noodzakelijkheidscriterium en de nieuwe gerichte vrijstelling voor werkplek gerelateerde voorzieningen, vanaf 2015 hierin niet meer zijn opgenomen:

  • arbovoorzieningen,
  • hulpmiddelen, die ook elders gebruikt kunnen worden en die voor minimaal 90% zakelijk gebruikt worden.
  • laptops en notebooks en dergelijke, gereedschappen en toebehoren, die ook elders gebruikt kunnen worden en die voor minimaal 90% zakelijk gebruikt worden,
  • mobiele communicatiemiddelen (mobiele telefoon) die voor meer dan 10% zakelijk worden gebruikt.

De eerste twee voorzieningen zullen vanaf 2015 onder de nieuwe gerichte vrijstelling voor werkplek gerelateerde voorzieningen vallen. De laatste twee voorzieningen zullen vanaf 2015 onder het noodzakelijkheidscriterium vallen (mits uiteraard voldaan wordt aan de voorwaarden van het noodzakelijkheidscriterium).

naar boven

7. Vaste onkostenvergoedingen

Er kan een vaste onkostenvergoeding worden gegeven voor vergoedingen die in de vrije ruimte zijn aangewezen. Vaste onkostenvergoedingen voor vergoedingen die niet in de vrije ruimte zijn ondergebracht vormen individueel te belasten loon van de werknemer.
Gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten kunnen alleen onderdeel zijn van een vaste onkostenvergoeding indien voldaan is aan de volgende voorwaarden:

  • Het bedrag van de vrijstellingen en de kosten kan aannemelijk gemaakt worden.
  • Er is een omschrijving van elke vrijstelling en kostenpost met een geschat bedrag.
  • Er is een specificatie van de opbouw van de vaste kostenvergoedingen per vrijstelling en per kostenpost.
  • Er is een onderbouwing van de vaste onkostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten. Op verzoek van de Belastingdienst of als de omstandigheden wijzigen wordt dit onderzoek herhaald.

Het onderzoek vooraf is alleen noodzakelijk als het gaat om nieuwe vaste onkostenvergoedingen. Voor vaste onkostenvergoedingen die al bestonden voordat de WKR werd toegepast, hoeft niet opnieuw onderzoek te worden gedaan zolang de omstandigheden niet zijn veranderd.

Vaste onkostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten die niet voldoen aan de hiervoor genoemde voorwaarden, zijn belast. Het is wel mogelijk om deze toe te wijzen aan de vrije ruimte.
De wetgever heeft het niet nodig geacht ook de overige nihil waarderingen onder te brengen in de nieuwe gerichte vrijstelling voor werkplek gerelateerde voorzieningen omdat het minder goed denkbaar is dat deze voorzieningen vergoed worden.

Parkeren elders
Voor kosten van parkeren elders geldt geen specifieke vrijstelling. Voor door de werkgever ter beschikking gestelde auto’s geldt dat deze kosten zijn opgenomen in de forfaitaire waarderingsregels voor het privégebruik auto en dus verder buiten het loon blijven. Voor werknemers met een eigen auto geldt dat deze kosten zijn begrepen in gerichte vrijgestelde vergoeding van € 0,19 per kilometer. Het is afhankelijk van de keuze van de werkgever of een werknemer loonbelasting moet betalen over de vergoeding van de parkeerkosten elders of verstrekking van een parkeerplek in de buurt van de werkplek. De werkgever kan de parkeerkosten individueel verlonen of in de vrije ruimte onderbrengen. De werkgever kan er ook voor kiezen de parkeerkosten niet te vergoeden maar uit te gaan van de kilometervergoeding.

naar boven

8. Waardering verstrekkingen

Loon in natura wordt gewaardeerd op het bedrag van de inkoopfactuur inclusief btw.
Vastlegging in de financiële administratie door werkgevers die btw-belaste prestaties verrichten, gebeurt in principe exclusief btw. In de brief van 3 juli 2014 (DB2014/272) heeft staatssecretaris Wiebes aangegeven dat voor het berekenen van het bedrag dat in de vrije ruimte moet worden geboekt, de werkgever met de inspecteur kan afspreken dat hij de gemiddelde btw-druk over de verschillende voorzieningen uit de vrije ruimte in aanmerking neemt.
Als er:

  • geen factuur is, of
  • een factuur is van een verbonden vennootschap,

wordt niet gewaardeerd op het bedrag van de inkoopfactuur inclusief btw maar op de waarde in het economische verkeer.

Producten uit eigen bedrijf worden gewaardeerd tegen de prijs die aan klanten in rekening wordt gebracht. Krijgen werknemers een korting op deze verkoopprijs, dan vormt die korting loon voor de werknemer. Dit bedrag mag ook worden aangewezen in de vrije ruimte van 1,2% (2015).

Sommige verstrekkingen worden op nihil gewaardeerd. Zie hiervoor paragraaf 6. Vanaf 1 januari 2015 is een gerichte vrijstelling voorgesteld voor personeelskortingen voor branche-eigen producten (zie paragraaf 5).

Voor sommige verstrekkingen gelden normbedragen. Zo gelden voor de volgende voorzieningen die op de werkplek gebruikt of verbruikt worden de daarbij vermelde bedragen:

  • maaltijden: € 3,15 (bedrag 2014) per maaltijd,
  • huisvesting en inwoning (anders dan de ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking te beschikking gestelde woning) met inbegrip van genot van energie, water en bewassing: € 5,35 (bedrag 2014) per dag,
  • door de werkgever verrichte kinderopvang waarvoor aanspraak kan ontstaan op kinderopvangtoeslag of een tegemoetkoming Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen: het aantal uren kinderopvang maal de uurprijs vastgesteld krachtens artikel 1.7, tweede lid, Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen.

Bedrijfsuitjes/personeelsfeestjes
Voor feestjes op de werkplek geldt een nihil waardering. Voor feestjes elders kan de vrije ruimte van 1,2% van de totale fiscale loonsom worden aangewend. De waarde in het economische verkeer van personeelsfeestjes elders wordt bepaald door de factuurwaarde. Het is daarbij niet meer van belang dat de festiviteit open moet staan voor ten minste drie kwart van de werknemers.

Bedrijfsfitness op de werkplek, buiten de werkplek en werkplek gerelateerde fitness
Voor fitness op de werkplek geldt een nihil waardering. Fitness buiten de werkplek is belast voor zover het niet-werkplek gerelateerde fitness betreft. Voor deze fitness kan gebruik worden gemaakt van de vrije ruimte.

Werkplek gerelateerde fitness is gericht vrijgesteld ongeacht of deze op de werkplek zelf plaatsvindt of elders. Bij werkplek gerelateerde fitness moet bijvoorbeeld gedacht worden aan fitness voor het onderhouden van fitheid die vereist is voor de uitoefening van werkzaamheden zelf. Meer algemeen, als de werkgever risico’s ziet voor de gezondheid van zijn werknemers die hij met een gericht fitnessprogramma in zijn arbobeleidsplan wil wegnemen, dan is dat gericht vrijgesteld.

Vrijwilligers
Voor vrijwilligers geldt een bijzondere regeling waarbij ervan wordt uitgegaan dat, in het geval een vrijwilliger uitsluitend vergoedingen en verstrekkingen ontvangt met een gezamenlijke waarde van ten hoogste € 150 per maand met een maximum van € 1.500 per jaar, deze vrijwilliger geacht wordt niet in dienstbetrekking te zijn. Voorwaarde voor toepassing van deze regeling is dat de vrijwilliger niet bij wijze van beroep arbeid verricht voor een algemeen nut beogende instelling, een sportorganisatie of een niet als zodanig aan te merken lichaam dat niet is onderworpen aan de vennootschapsbelasting of daarvan is vrijgesteld. De werkkostenregeling brengt hierin geen verandering.

naar boven

9. Gebruikelijkheidstoets

Het uitgangspunt van de WKR is dat een belangrijke administratieve vereenvoudiging wordt bereikt. Om die reden kunnen inhoudingsplichtigen zelf bepalen op welke manier zij de kostenvergoedingen over hun werknemers verdelen. Dit biedt de mogelijkheid aan specifieke werknemers een relatief zeer hoge kostenvergoeding te geven en aan anderen geen. Ook bestaat de mogelijkheid om een eventueel resterende vrije ruimte aan het einde van het jaar te benutten door enkele werknemers nog een aanvullende kostenvergoeding te geven. De directeur-grootaandeelhouder zou dan bijvoorbeeld een extra (hoge) kostenvergoeding kunnen krijgen.

Om dat te voorkomen is een gebruikelijkheidstoets opgenomen. De vergoedingen en verstrekkingen die aan de vrije ruimte worden toegewezen, mogen niet in belangrijke mate (30%) afwijken van hetgeen in voor het overige overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is. Of iets gebruikelijk is, is niet altijd eenvoudig aan te geven.

Elementen die bij de gebruikelijkheidstoets van belang zijn, zijn onder meer:

  • de soort vergoedingen en verstrekkingen en de waarde ervan,
  • de hoogte van de vergoedingen en verstrekkingen,
  • wie de vergoedingen en verstrekkingen krijgen.

De beoordeling of een vergoeding gebruikelijk is of niet, vindt achteraf plaats. Ook vindt deze op werknemersniveau plaats. De inspecteur krijgt hiermee de mogelijkheid extreme situaties aan te pakken, zoals ongebruikelijke omvangrijke omzettingen van belast loon in een onbelaste vergoeding. Overigens ligt de bewijslast dat bepaalde vergoedingen en verstrekkingen ongebruikelijk zijn bij de inspecteur.

naar boven

10. Administratieve verplichtingen

De volgende zaken moeten in de administratie worden bijgehouden:

  • Alle vergoedingen en verstrekkingen die zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte, worden in de administratie opgenomen als eindheffingsloon. Deze gegevens hoeven niet op werknemersniveau te worden vastgelegd.
  • Als een vergoeding of verstrekking niet is aangewezen in de vrije ruimte, maar wordt behandeld als individueel loon van de werknemer, moet deze vergoeding of verstrekking wel op werknemersniveau worden vastgelegd in de loonstaat van de werknemer.
  • Een gerichte vrijstelling is eindheffingsloon welke op werknemersniveau moet worden vastgelegd. Voor zover meer wordt vergoed of verstrekt wordt dan het gericht vrijgestelde bedrag, is er sprake van een bovenmatige vergoeding. Als deze bovenmatige vergoeding is aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte, dan moet deze als eindheffingsloon worden opgenomen in de administratie. Als deze bovenmatige vergoeding wordt aangemerkt als individueel loon van de werknemer, moet deze op werknemersniveau worden geadministreerd in de loonstaat van de werknemer.

Let op!
Zijn in de administratie de vergoedingen en verstrekkingen opgenomen exclusief btw, dan moet de btw worden toegevoegd. Vastlegging in de financiële administratie door werkgevers die btw-belaste prestaties verrichten, gebeurt in principe exclusief btw. Staatssecretaris Wiebes heeft aangegeven dat voor het berekenen van het bedrag dat in de vrije ruimte moet worden geboekt, de werkgever met de inspecteur kan afspreken dat hij de gemiddelde btw-druk over de verschillende voorzieningen uit de vrije ruimte in aanmerking neemt. In dat geval hoeft niet per voorziening separaat de btw geadministreerd te worden.

Daarnaast is het raadzaam om in de administratie bij te houden hoeveel vrije ruimte er nog is. Op die manier houdt de inhoudingsplichtige grip op de eventuele verschuldigde eindheffing.

Vanaf 2015 hoeft de inhoudingsplichtige echter nog maar één keer per jaar de eventuele eindheffing als gevolg van overschrijding van de vrije ruimte te berekenen en af te dragen. Na afloop van het kalenderjaar kan de inhoudingsplichtige de totale loonsom (kolom 14-loon) berekenen, daaruit afleiden wat zijn vrije ruimte is en bepalen of die is overschreden. De inhoudingsplichtige geeft de eventueel verschuldigde belasting als gevolg van een overschrijding van de vrije ruimte aan en draagt deze af uiterlijk met de belasting over het eerste tijdvak van het nieuwe kalenderjaar. Bij een aangiftetijdvak van een maand is dit de aangifte over januari die in februari wordt gedaan.

De inhoudingsplichtige mag er overigens voor kiezen om de verschuldigde belasting als gevolg van overschrijding van de vrije ruimte op een eerder moment al aan te geven en af te dragen.

Eindigt de inhoudingsplicht gedurende een kalenderjaar, dan mag de inhoudingsplichtige niet wachten met aangeven en afdragen van de verschuldigde belasting als gevolg van overschrijding van de vrije ruimte tot het nieuwe kalenderjaar. In dat geval moet de verschuldigde belasting uiterlijk worden aangegeven en afgedragen in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht is geëindigd.

naar boven

11. Concernregeling

De WKR wordt toegepast per inhoudingsplichtige. Vanaf 2015 is het echter ook mogelijk om te kiezen voor de concernregeling (artikel 32 Wet LB 1964 vanaf 2015).
De concernregeling kan voor een inhoudingsplichtige samen met een andere inhoudingsplichtige worden toegepast als (artikel 32, tweede lid, wet LB 1964):

  • de inhoudingsplichtige voor ten minste 95% belang heeft in die andere inhoudingsplichtige,
  • die andere inhoudingsplichtige voor ten minste 95% belang heeft in de inhoudingsplichtige, of
  • een derde voor ten minste 95% belang heeft in de inhoudingsplichtige, terwijl deze derde tevens voor ten minste 95% belang heeft in die andere inhoudingsplichtige.

Belang wil in dit verband zeggen de juridische en economische eigendomsverhoudingen. Er wordt derhalve aangesloten bij het nominaal gestort aandelenkapitaal en dus niet getoetst aan bijvoorbeeld een eventuele stemrechtverdeling.

Uiterlijk bij de aangifte over het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar kan een concern kiezen om de concernregeling al dan niet toe te passen. Als hiervoor gekozen wordt geldt de concernregeling voor alle concernonderdelen die gedurende het gehele kalenderjaar hebben voldaan aan de eigendomseis van 95%. In het kalenderjaar toe- of uittredende concernonderdelen mogen de concernregeling niet toepassen.

Door de concernregeling ontstaat een collectieve vrije ruimte. Op concernniveau hoeft dan ook geen splitsing meer gemaakt worden van de vergoedingen en verstrekkingen naar concernonderdeel. Het concernonderdeel met de grootste loonsom geeft de eventuele verschuldigde belasting als gevolg van overschrijding van de gezamenlijke vrije ruimte aan en draagt deze af. Alle bij de concernregeling betrokken inhoudingsplichtigen zijn echter wel aansprakelijk voor de gehele door het concern verschuldigde belasting. Deze aansprakelijkheid geldt alleen voor de bij overschrijding van de vrije ruimte op concernniveau verschuldigde eindheffing.

Een concern wordt niet bij voor bezwaar vatbare beschikking vastgesteld. Bij twijfel kan een concern wel in overleg treden met de Belastingdienst. Deze kan uitsluitsel bieden over de concernonderdelen die voldoen aan de voorwaarden om deel te nemen.

Iedere inhoudingsplichtige die samen met andere inhoudingsplichtigen de concernregeling toepast moet in zijn administratie per kalenderjaar waarin gekozen wordt voor toepassing van de concernregeling een aantal vastleggingen:

  • het totaal van het in het kalenderjaar door hem aan zijn werknemers versterkte loon waarover belasting van die werknemers is geheven (dus exclusief het eindheffingsloon),
  • een overzicht van de vergoedingen en verstrekkingen die hij in het kader van de werkkostenregeling als eindheffingsbestanddeel heeft aangewezen en waarvoor geen gerichte vrijstelling van toepassing is,
  • de naam en het loonheffingennummer van de andere inhoudingsplichtige(n) waarmee hij gezamenlijk in concernverband
  • per deelnemende inhoudingsplichtige het totaal van het in het kalenderjaar door die inhoudingsplichtige aan diens werknemers verstrekte loon waarover belasting van die werknemers is geheven en een overzicht van de vergoedingen en verstrekkingen die deze inhoudingsplichtige in het kader van de werkkostenregeling als eindheffingsbestanddeel heeft aangewezen en waarvoor geen gerichte vrijstelling van toepassing is,
  • een berekening van de gezamenlijk verschuldigde belasting
  • de naam en het loonheffingennummer van de inhoudingsplichtige die, ingeval de gezamenlijke vrije ruimte wordt overschreden, aangifte doet en afdraagt.

naar boven

12. Stappenplan introductie Werkkostenregeling

Inventariseer vergoedingen en verstrekkingen
De eerste stap is het inventariseren van alle feitelijke vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel binnen de onderneming. Inventariseer in ieder geval de volgende zaken:

Stap 1: Welke feitelijke vergoedingen en verstrekkingen zijn er binnen de onderneming? Bronnen die hiervoor gebruikt kunnen worden zijn:

  • financiële administratie,
  • loonadministratie,
  • arbeidsvoorwaarden (wellicht wordt niet alles gebruikt),
  • overige informatie welke voortkomt uit gesprekken en beoordelingen.
  1. Welke vaste kostenvergoedingen worden aan werknemers betaald en waarvoor dienen deze (onderbouwing)?
  2. Aan welke werknemers (functies) worden de kostenvergoedingen betaald?
  3. Hoe verhoudt de hoogte van de verstrekte kostenvergoedingen zich tot het werkelijke kostenniveau dat redelijkerwijze hoort bij de betreffende werkzaamheden (mogelijk per functiegroep)?
  4. Welke kosten(soorten) kunnen redelijkerwijs gemaakt worden ten behoeve van de dienstbetrekking?

Deel de vergoedingen en verstrekkingen in categorieën in
De volgende stap is het indelen van de vergoedingen en verstrekkingen volgens de volgende verdeling:

Stap 2: Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon vormen

Niet al hetgeen de werknemer van de werkgever krijgt, vormt loon. Het beslissende criterium is het verband tussen loon en dienstbetrekking, zoals dat uit de wetsgeschiedenis en jurisprudentie naar voren komt. Geen loon is/zijn in ieder geval:

  1. vergoedingen en verstrekkingen die op grond van een andere relatie opkomen,
  2. intermediaire kosten,
  3. vrijgesteld loon,
  4. verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van minimaal de (factuur)waarde betaalt

Gerichte vrijstellingen
Niet over alle vergoedingen en verstrekkingen is belasting verschuldigd. Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn gericht vrijgesteld.

Vergoedingen en verstrekkingen onder het noodzakelijkheidscriterium
Een nieuwe gerichte vrijstelling per 2015 betreft het noodzakelijkheidscriterium. Een vergoeding of verstrekking die in redelijkheid noodzakelijk is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking voldoet aan het noodzakelijkheidcriterium en is gericht vrijgesteld.

Vergoedingen die verplicht individueel loon vormen
Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen kunnen niet als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen en vormen verplicht individueel loon.

Overige vergoedingen die kunnen worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel (vallend in de vrije ruimte van 1,2% (2015)
Alle overige vergoedingen en verstrekkingen (die niet gerangschikt zijn onder de vier hiervoor genoemde categorieën) kunnen als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen. Hierbij geldt als voorwaarde dat de totale omvang van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen niet in belangrijke mate mag afwijken van hetgeen gebruikelijk is onder voor het overige overeenkomstige omstandigheden.

Voor verstrekkingen geldt dat deze in principe worden gewaardeerd naar:

  • de waarde in het economische verkeer, of
  • in het geval door een derde een bedrag in rekening is gebracht aan de werkgever: het in rekening gebrachte bedrag.

Sommige verstrekkingen worden op nihil gewaardeerd. Deze verstrekkingen gebruiken niet de vrije ruimte van 1,2% (2015) omdat de waarde nihil is. Om die reden onderscheiden wij ook deze categorie. De verstrekkingen die als eindheffingsbestanddeel kunnen worden aangewezen, kunnen daarom verdeeld worden in twee categorieën:

  1. verstrekkingen welke gewaardeerd worden tegen nihil
    Het gaat om voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt of verbruikt
  2. overige verstrekkingen welke een waardering hoger dan nihil hebben

Stap 3: Bepaal de vrije ruimte

De derde stap is het bepalen van de vrije ruimte en het vergelijken met de als eindheffingsbestanddeel aangewezen vergoedingen en verstrekkingen:

Bepaal de loonsom in het jaar waarin de WKR wordt toegepast.
Voor het jaar 2015 zal dit dus de loonsom van 2015 zijn. Omdat deze loonsom nog niet beschikbaar is, bepaalt men die zo goed als mogelijk. Houd daarbij alvast rekening met wijzigingen die bekend zijn. Denk aan reorganisaties, ontslag van mensen of juist uitbreiding van een afdeling.

Let op:
Bestaat het bedrijf uit meerdere werkgevers (bijvoorbeeld meerdere bv’s), dan dienen de uitgaven voor personeel per werkgever apart te worden vastgesteld en apart te worden vergeleken met de loonsom bij die werkgever, tenzij de concernregeling kan worden toegepast.

Bepaal de vrije ruimte: 1,2% van de loonsom).
De uitkomst is de (onbelaste) vrije ruimte.

Bepaal de vergoedingen die zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel en de verstrekkingen met een waardering hoger dan nihil die zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel.
Is het saldo hiervan hoger dan de vrije ruimte, dan is het meerdere belast tegen 80%

Beoordeel de arbeidsvoorwaarden
Beoordeel of bepaalde arbeidsvoorwaarden moeten/kunnen worden aangepast.
Op grond van de verkregen informatie uit de voorgaande stappen kan beoordeeld worden wat de invloed van de WKR is en welke stappen er nog genomen moeten worden.
Waar werkgevers bijvoorbeeld onder het bedrag van de vrije ruimte zitten, kan men er voor kiezen om de kostenvergoedingen/verstrekkingen naar boven bij te stellen.

Anderzijds kan het raadzaam zijn om de arbeidsvoorwaarden te beoordelen en waar nodig te herzien, zodat op de langere termijn de WKR niet leidt tot een forse kostenstijging. Te denken valt bijvoorbeeld aan het uitruilen van arbeidsvoorwaarden die onder de gerichte vrijstelling, intermediaire kosten of nihilwaardering vallen. Ook kan het raadzaam zijn vergoedingen en verstrekkingen die thans onbelast zijn, onder de WKR als individueel loon aan te merken (goedkoper dan de 80% eindheffing), zodat de werknemer zelf de loonheffing voor zijn rekening moet nemen. Als de werkgever de loonheffing voor zijn rekening neemt kan het anderzijds weer aantrekkelijker zijn om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen onder te brengen in de vrije ruimte (als de 80% eindheffing goedkoper is dan de brutering).

De volgende aandachtspunten zijn hierbij van belang:

  • Een hoger brutoloon kan gevolgen hebben voor de door de werkgever te betalen premies werknemersverzekeringen, de opbouw van pensioen en vakantiegeld.
  • Sommige werkgevers zijn ook gebonden aan cao’s en moeten dus ook rekening houden met de arbeidsvoorwaarden conform de cao.
  • Voor het aanpassen van arbeidsvoorwaarden (buiten de cao) is soms toestemming noodzakelijk van de werknemer of de ondernemingsraad.
  • Bij het aanpassen van de arbeidsvoorwaarden is het verstandig om een mogelijkheid in te bouwen dat kostenvergoedingen in de toekomst eenzijdig (door werkgever) gewijzigd kunnen worden.

naar boven

Heeft u nog vragen over de werkkostenregeling?
Neem dan contact met ons op. Wij staan u graag te woord.

Bij de samenstelling van de teksten is naar uiterste betrouwbaarheid en zorgvuldigheid gestreefd. Onze organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele onjuistheden en de gevolgen hiervan.